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為了保證會議有序合理的進行,會前就要考慮好很多因素,如果能請專業的會議策劃團隊,那就可以省心許多,如果是自己親力親為,那面臨的問題就比較繁瑣,下面是成都會務公司網小編整理出來的舉辦會議應該注意哪些問題?

一、迷失方向會議不知何去何從,沒有議程、沒有明確的目標。應該確定會議的首要目標并按照重要性從高到低的順序排列好,并為可能發生的變化提前做準備。

二、眼大肚子小只有少數人參與到討論中來。應該減少不切實際的期望。選擇一至三個可以在規定時間內徹底討論的目標。

三、概念不清當你的團隊都不清楚為什么要開這個會議的時候,別指望與會者能說點什么。應該提前和與會者就會議的主題、宗旨以及目標進行良好的溝通,從而使他們有備而來,全心投入,能夠展開氣氛熱烈的討論和有理有據的辯論。

四、如果老板來當會議的主持人,那么與會者很容易跟從老板的思路,并提供他們認為是“正確的”而非最好的答案。應該引進一個經驗豐富的主持人。讓一個有旁觀視野的人來引領分組討論,他能不斷拋出尖銳的問題,從而把討論引向深入并帶來很多新鮮的想法。但是即使有了這樣的主持人,也要注意這個警示:老板說的越多,則其他人參與的越少。

五、老板的意見占主導與會者往往會把他們的社會等級觀和辦公室政治帶到討論會上。應該給予大家的平等發言權,并保證所有的想法都會得到重視,從客戶真正的需求出發來處理實際的問題。

在進行整理、提供利用檔案中如果發現,某些會議記錄的質量問題是由于“先天不足”的原因造成的,具體表現有:

一、會議記錄本內無目錄。特別是不填寫會議議題時,在利用時就要逐頁查閱,不僅效率很低,而且人為地增加了對案卷的磨損,不利于檔案的保護和保密。

二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人;有些會議記錄只記了參加人、發言人的姓而沒有記全名;有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內容;有些會議記錄雖有會議內容卻沒有記錄會議的議題等,使人很難了解會議的全貌。

三、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用,有的本子只記錄了幾頁就再也不用了;更有甚者,每次開會時臨時找幾張稿低記錄,過后就不知去向了。

四、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料,而且書寫潦草,不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。

最后,為了提高檔案質量,做會議記錄應該注意以下問題:

使用固定的會議記錄本。記錄人員應選用紙質較好的會議記錄本,按會議性質分別記錄并按照會議的時間順序規范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應寫有目錄,包括會議日期、內容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚,這樣不但查找起來一目了然、十分方便,而且有利于檔案的保密和保護。點擊還可查看更多預定會議酒店需要多少定金?


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