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今天,成都會務公司小編將為大家詳細闡述會議策劃的每個步驟以及每個步驟應該注意的問題,今天我們先講講會前部分,廢話不多說,咋們直接開始吧。

一、會前的工作流程

二、會前的準備工作

根據上面的流程圖,我們可以看出,會前要做的工作是非常多的,每一步的要點如下。

1、確定會議主題與議題。在確定會議的主題和議題的時候要有切實的依據,必須結合公司和單位的實際情況,必須非常明白我們當下要解決的問題是什么,主題必須明確。

2、確定會議名稱。會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,必須根據會議的主題來確定會議的名稱。

3、確定會議規模與規格。一般來說,本著精簡效能的原則,會議只需要相關人士參加就可以了,參加會議的人數過多會嚴重影響會議的效率,同樣的道理,會議的人數過少也會影響會議的效率,所以參加會議的人數要適中。會議的規格分為:高、中、低三個檔次。會議規格的選擇還得根據單位的預算和會議本身的重要程度來考量。

4、確定會議時間與會期。確定會議的時間主要要考慮到參會領導能否到齊,在確定會議時間的時候最好與各方都進行溝通。

5、明確會議所需設備和工具。一般來說會議所需要的用品包括:文具、桌椅、茶具、音響設備、照明設備等。

6、明確會議組織機構。會議組織機構包括:會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、安保組。

7、確定與會者名單。在確定出席人員和列席人員時,與本次會議不相關的人員最好不要列入名單中。

8、選擇會議地點。在選擇會議地點的時候,要根據會議的規模和規格來選擇,并且要考慮到會議地點的交通狀況。

9、安排會議議程和日程。會議議程指的是開會時的流程,會議日程是指與會人員這幾天都要干什么。

10、制發會議通知。會議通知的內容包括:會議名稱、時間、地點、參會人員、議題、要求等等。會議通知的發送形式有正式通知與非正式通知。會議通知的發送方式有:書面通知、口頭通知、郵件通知、電話通知等。

11、制作會議證件。會議證件主要分為三大類:正式證件,旁聽證、工作證。正式證件又包括:代表證、出席證、列席證和來賓證。工作證又包括:出入證、記者證、工作證。

12、準備會議文件和材料。一般來說要準備的文件有:議程表、日程表、座位分區表、主題報告、領導講話稿、其他發言材料等。

13、安排食宿。一般來說直接把與會人員安排在會議場地所在酒店就可以了。方便與會人員開會。

14、制定會議經費預算方案。根據單位實際財力制定預算方案。

15、布置會場。會場地布置主要有以下幾個方面:鮮花的布置、燈光的布置、安全問題、物品擺放、座椅擺放。


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